Las técnicas de productividad que HE PROBADO y que NO me han funcionado

La productividad nunca es un accidente. Siempre es el resultado de un compromiso con la excelencia, la planificación inteligente y el esfuerzo concentrado. Paul J. Meyer

Tomatoes #1

Lo de contar tomates no me ha funcionado muy bien

Hoy quería compartir con vosotros mis experiencias negativas con algunas técnicas de productividad. He leído en muchos sitios sobre distintas técnicas, pero lo que casi nunca he visto con posts o comentarios sobre qué técnicas no funcionan o no han funcionado y por qué. De hecho, estoy casi convencido de que hay gente que escribe posts sobre técnicas de productividad que, con el tiempo, dejan de usar, pero olvidan contarlo, y eso sesga mucho la información hacia las experiencias positivas.

Por supuesto, cada técnica tiene sus preferencias y particularidades, y depende mucho de cada persona, por lo que este post hay que tomarlo con pinzas. No obstante, creo que es interesante compartirlo con vosotros y también que me deis vuestra opinión sobre las que tampoco os han funcionado a vosotros.

Técnica Pomodoro

Es, quizá, una de las primeras técnicas que probé, hará ya mas de dos años. Apenas me duró unos días. Se trata de pautar nuestro tiempo de trabajo por bloques de 20 min (creo) con descansos cortos de 5 min, y luego con descansos algo más largos. A estos bloques de tiempo se les llama “pomodoros” (tomate en Italiano, como su creador) y cuando llegas a un máximo de pomodoros al día deberías dejar de trabajar.

Intenté poner en práctica esta técnica durante unas semanas, pero me fue imposible seguir con ella. Básicamente, me resultaba muy rígida para el tipo de trabajo y, sobre todo, en el entorno en el que lo hago. En una oficina dinámica, en la que tienes que interactuar con mucha gente alrededor, tratar de pautar tu trabajo, sin tener en cuenta a los demás compañeros y responsables, es, en mi opinión, una utopía.

De hecho, sospecho que esta técnica no ha sido diseñada por alguien que vive en un entorno con tantas interrupciones como el que puede ser una oficina, sino más bien, por alguien más “solitario” que apenas tiene que manejar unas pocas interrupciones al día. Eso sí, reconozco que es una técnica que ayuda mucho a mantener el foco, pero no es para mi. Sí, hay que mantener a raya las interrupciones, pero esta técnica me parece ir demasiado lejos.

Leer el email una vez al día

De nuevo, es bonito en la teoría, pero en mi caso, la práctica lo desaconseja. Es cierto que puede despistar mucho, y que puede suponer una bancarrota, pero en muchos casos, dada la naturaleza de mi trabajo, todavía no he sido capaz de ponerlo en práctica. Sobre todo, porque en lo que hago, se espera que haya cierta interactividad y accesibilidad. También es cierto que apenas recibo 10 ó 15 correos al día y que son manejables sin que me influyan en exceso. Supongo que si fuera otra la situación, quizá tendría que tomar medidas más drásticas.

Lo que sí que he tratado es enviar muchos menos correos, sobre todo internos a mis compañeros de oficina. Si puedo, me levanto y hablo con ellos, o les mando un mensaje por Skype.

La regla de las tres carpetas

Es una regla que comenté hace tiempo, y que sigo aplicando con modificaciones. En teoría consiste en evitar el uso de filtros o labels para clasificar los correos. En realidad no he logrado ser tan estricto, y sí que he necesitado aplicar algunos filtros para situaciones concretas. Sin embargo, el buen poso que me ha dejado es que siempre tiendo a dejar el inbox del correo a cero y a actuar con más diligencia sobre mis correos. Se podría decir que, en este caso, sí que ha sido un éxito, al menos, parcial.

En realidad, hay un trade-off entre volverse loco con los filtros y no usarlos nunca aunque sigo pensando que el método de las tres carpetas es muy bueno, porque obliga a tomar acción sobre los correos. Es como una especie de triaje sobre la carpeta de entrada.

Wunderlist o Evernote o TODOs electrónicos

En general, ninguna de estas herramientas me ha servido como lista de tareas. Finalmente, lo que mejor me ha funcionado es algo tan simple y tan práctico, como una agenda con boli y papel. De hecho, mi mujer, que es una apasionada del scrapbooking, me ha hecho esta agenda personalizada, y es con lo que mejor manejo mi lista de tareas para cada día.

Mi super-agenda analógica de scrpabooking

Mi super-agenda analógica de scrpabooking

Lo que me pasa con las opciones electrónicas es que hay mucha dispersión. Si usaba evernote, no podía acceder fácilmente desde Outlook, o Wunderlist. Al final, acababa con un montón de listas diferentes y era un caos. La agenda analógica de toda la vida, evita esta fragmentación y cumple con su misión.

Como veis, tampoco es que hayan sido muchas, y desde luego todavía no he probado técnicas de productividad avanzada como las GTD de David Allen. Mi aproximación ha sido mucho más genérica, y poco a poco he ido construyendo mi método que, por supuesto, está en continuo proceso de mejora.

Lo que sí que me gustaría es saber, por vuestra parte, qué técnicas de productividad habéis intentado poner en práctica y cuales no os han funcionado.

 

10 comentarios para “Las técnicas de productividad que HE PROBADO y que NO me han funcionado”

  1. Información Bitacoras.com…

    Valora en Bitacoras.com: La productividad nunca es un accidente. Siempre es el resultado de un compromiso con la excelencia, la planificación inteligente y el esfuerzo concentrado. Paul J. Meyer Lo de contar tomates no me ha funcionado muy bien Hoy……

  2. La ventaja con GTD es que funciona en el 100% de los casos. Es decir, si consigues desarrollar los hábitos que propone GTD, tu productividad se dispara. Otra cosa, claro, es que tú no le funciones a GTD… ;-)

  3. Yo también opino como José Miguel… GTD no es una herramienta, es una aproximación "herramienta-agnóstica", una forma de pensar/procesar inputs, y cada cual verá en qué herramienta lo hace con mayor comodidad.

    "Una herramienta tan simple como sea posible pero no más", lo que no ahorra dosis de trabajo, pero evita esas cosas fuera del radar que al final terminan explotándonos en la cara.

    Un saludo,

  4. Iago Fraga dice:

    Aunque no lo parezca, no existe suficiente conciencia de que las técnicas de productividad y en general los sistemas de productividad son cosas muy personales. Y personales no lo digo por cuestión de gustos, que a ti te guste más el verde y a otro le guste más el rojo, sino que un sistema/técnica de productividad es eficaz si resuelve los problemas del usuario y he aquí el problema: no todo el mundo tiene a diario las mismas necesidades.

    En esta dirección por ejemplo, se justifica el hecho de que "Leer el email una vez al día" no haya funcionado para ti. Según opinas, es una técnica contraindicada para ti. Que a otros les funcione no quiere decir que resuelva tus problemas. No obstante, limitar los accesos sí es beneficioso así que programar 2 o 4 accesos al día siempre a las mismas horas podría funcionarte (si trabajas 8h garantizas no pasar más de 2h desde que recibes un correo hasta que lo lees). Y eso sí, excepto urgencias, el resto de tareas que llegan por e-mail se ponen a la cola.

    Tu entrada sin duda es muy sincera y creo que deberíamos ver el amplio espectro de técnicas de productividad como el almacén de una farmacia. Cada uno necesita su medicamento y no todas las necesidades se curan igual de fácil. Eso sí, de toda la farmacia, los únicos medicamento que te pueden hacer mejorar son los que resuelven tus problemas. Y el resto, en el mejor de los casos, te dejan igual.

    Un saludo!

  5. Antonio dice:

    Buenas.

    He probado de todo, hasta GTD. Al final, con el tiempo, te vas dando cuenta que lo que cuenta no es la técnica que uses, sino los principios, metas, objetivos tantos personales como profesionales donde se sustenta la técnica. Un simple cuaderno para tomar notas es más que suficiente siempre que tengas clara tus prioridades, lo que necesitas conseguir este año, este mes, esta semana, hoy o en la próximos 25 minutos.

    Un saludo.

  6. Moises dice:

    Hola.

    Mi problema no es la técnica en cuestión, sino lo comprometido que yo esté con llevar a cabo esa técnica. Aún así GTD a mi personalmente es lo que mejor me viene para gestión personal, sin olvidarme de utilizar la técnica de las tres carpetas para gestión de correo, aunque siempre termino adaptando dicha técnica a mi situación.

    Lo importante y la mejor técnica es la constancia para crear unos buenos hábitos y te permita gestionar correctamente tu vida.

    Un saludo.

  7. Juanjo dice:

    Yo sigo GTD desde hace bastantes años, cuando cayó en mis manos el libro de Paul Allen de forma un tanto casual (antes de que se hiciese tan famoso). No soy ningún fanático, pero hay unas cuantas cosas básicas del método que me ayudan bastante. Por ejemplo, parece una tontería, pero eso de anotar las cosas sin juzgar que hay que hacer con ellas, ni siquiera si las vamos a hacer o no, fue para mí un gran descubrimiento. Todo a tu inbox y revisarlo de forma periódica y sistemática. Fue una liberación. Antes tendía a mantener muchas cosas en la cabeza hasta saber qué decisiones tomar o que pasos dar. Sólo hacer eso es ya muy desestresante.

    Yo sí encuentro la tecnología muy útil: uso la app Due Today en mi smartphone Android y la sincronizo con Toddledoo en mi Mac. Tengo otras formas de recoger la información (Evernote, grabadora del smartphone), pero efectivamente hay que procurar descargarlas enseguida al sistema principal o se vuelve todo muy disperso.

    Encuentro el Pomodoro útil sólo como medio de concentrarme en algunas tareas que sé que van a exigir continuidad y en general que me resultan aburridas. Ver de repente que has dedicado 3 o 4 pomodoros a algo que no te motiva, es …muy motivador.

    Procuro no fanatizarme con los sistemas y estar atento a darles continuidad (revisión periódica, clasificación de tareas, etc) y el adoptar GTD no es sólo por la eficiencia, sino también porque efectivamente reduce la sensación de intranquilidad.

    El correo no lo controlo bien, la verdad. No conocía el método de las tres carpetas. Lo poco que he leído aquí y en Trapani me suena que tiene mucho sentido. Creo que voy a implementarlo (me da un poco de yuyu, porque tengo muchas carpetas que de momento me hacen bastante servicio…).

  8. […] Aitor y las técnicas de productividad que probo y no le funcionaron. […]

  9. Me siento muy identificado con este post ya que también he probado las técnicas mencionadas arriba y en la actualidad no las utilizo.

    De todas formas está bueno aprender cosas nuevas y tratar de aplicarlas, modificarlas para finalmente usar un método que a cada uno le sirva.

    Por ejemplo con la técnica del Pomodoro rescato la idea en general y me parece aplicable en ciertos casos. De hecho la misma técnica sugiere adaptar los periodos de tiempo según cada uno definiendo un pomodoro máximo de dos horas de duración. En su momento econtré un buen equilibrio definiendo un pomodoro de 1 hora (50 minutos esfuerzo + 10 de descanso)

    Luego en cuanto al email es interesante realizar una revisión de entre 2 y 4 veces por día. Pero nuevamente, creo que la idea no es irse al extremo (ni una sola vez ni tampoco tener el inbox abierto durante toda la jornada laboral). Por lo que aquí quizás puedas encontrar una mejoría.

    También probé gestores de tareas pasando por muchas aplicaciones web. Luego el día a día me llevó a simplificar al máximo y anoto las cosas en un papel.

    Hay una idea rondando (para mí errónea) y es que parecería ser que cuanto más saturados de tareas estamos, de correos electrónicos y demás, somos muchos más productivos y de hecho creemos que estamos trabajando muy bien. Cuando en realidad tal vez, el 90% de las cosas que hacemos a diario no nos conducen a nuestros verdaderos objetivos…

    Finalmente aprovecho para compartir un post que escribimos sobre este tema y que podría ser complementario a este post…
    http://www.glidea.com.ar/blog/como-ser-mas-produc

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