La caja mágica. Usa Dropbox y nunca perderás documentos importantes

Hace tiempo os hable de lo absurdo que resulta hacer copias de seguridad manuales. Simplemente, no funcionan. Todo aquello que depende un factor humano tiene una alta probabilidad de fallar. Si tienes guardado en tu ordenador documentos importantes, Dropbox es tu herramienta. Contar con un servicio que nos automatice las copias de seguridad nos evitará muchos problemas. Dropbox es ese sitio. Pero antes de continuar, una nota para los lectores menos friquis/geeks de 1C11. Ya está otra vez con sus programitas raros. Antes de que abandonéis la página, os pido que esperéis un momento porque me lo váis a agradecer a la larga. Dejadme que os cuente.

¿Qué es Dropbox? Es una forma de mantener sincronizados tus archivos entre todos los ordenadores que usas. Es muy probable que uses un ordenador en casa y otro en el trabajo. ¿Cuántas veces has tenido que pedir a tu pareja, amigo, colaborador, que te envíe algo por email porque lo tenías en el ordenador de casa, y lo necesitas en el trabajo? ¿Cuántas veces has tenido que llamar al trabajo, para que alguien te enviara desde tu ordenador ese fichero tan importante que se te había olvidado? Dropbox soluciona todo esto de una forma muy sencilla.

¿Qué ventaja tiene Dropbox? La principal es que funciona sin que nos demos cuenta. Os explico. Cuando instalas el programa, se crea una carpeta en mis documentos de nuestro equipo (ya sea Windows, Linux o Mac) llamada My Dropbox, aunque también podemos cambiarle el nombre o crearla en otro sitio. Es una carpeta normal. Podemos copiar, pegar, crear archivos, etc… Lo bueno del programa es que, además de esta carpeta, se instala también un programita que se encarga de subir todos nuestros archivos a internet a una cuenta privada en Dropbox. Esta sincronización ocurre automáticamente y sin que nosotros tengamos que participar para nada. Mientras estás trabajando o navegando por internet, DropBox se encarga de subir los datos a tu cuenta de internet. Es decir, todo lo que esté dentro de My Dropbox, estará automáticamente copiado en internet de forma segura. Solo nosotros, con nuestro usuario y contraseña podremos acceder a su contenido. Además, si usamos más de un ordenador, y tenemos instalado Dropbox en todos ellos, podremos acceder a los mismos archivos desde cada uno. Todos tendrán una carpeta My Dropbox (o como la hayáis llamado) donde estarán exactamente los mismos archivos que en vuestro equipo de casa. Da igual el sistema operativo, podéis usar Mac en casa y Windows en el trabajo. Además, tabmién hay versiones para el iPhone o Android.

Cual es mi recomendación. Que todos vuestros archivos importantes estén siempre aquí por dos motivos. Uno, que estarán automáticamente sincronizados entre varios equipos. Sin haber hecho nada, tenéis una copia de seguridad sincronizada repartida entre varios equipos en distintos lugares. Dos, los datos siempre están en internet en una cuenta segura. Por ejemplo, si estáis de vacaciones y tenéis que acceder a un docuemento importante, en cualquier parte del mundo, váis a un cibercafé, os conectáis a vuestra cuenta, y ya tenéis el documento. Algunos pensaréis que tener la información por internet no es seguro. Riesgo siempre hay pero es mínimo. Lo que es seguro es que tarde o temprano, algo le pasará a tu equipo, un formateo indeseado, un virus, o una subida de tensión que lo deje frito. Es mucho menos probable que internet desaparezca de la noche a la mañana o que alguien intente acceder a vuestra cuenta.

Bueno, pues por si todo esto os pareciera poco, Dropbox también guarda los archivos que se han borrado. Imaginar que por error, habéis borrado un documento importante con el clásico SHIFT+DEL, no usando la papelera (no hagáis esto nunca). Si el archivo estaba en Dropbox, no hay problema. Aunque se haya borrado hace tiempo, se encarga de guardar una copia de los archivos borrrados y siempre lo podremos recuperar (hasta 30 días).

¿Qué puedo almacenar en DropBox? Yo almaceno de todo, fotos, ebooks, programas… pero si hay algo que me resulta tremendamente práctico es tener una carpeta llamada documentos en la que tengo copias escaneadas de mis documentos de identidad, pasaportes, fotos actualizadas, etc… También tengo otra de gestiones, donde guardo copias en PDF de todas las compras que hago por internet o cualquier otra gestión similar. Si te cuesta mantener el orden del papeleo en la vida real, deja que Dropbox se haga cargo de ello en el mundo virtual. Por supuesto, si copiáis archivos muy grandes en esta carpeta, tardarán mucho en subir, así que no os recomiendo que uséis Dropbox para compartir películas o cualquier otro archivo pesado.

No os lo penséis más e instalar Dropbox. Es gratuito, pero a cambio tiene un límite de almacenamiento de 2Gb para nuevos usuarios. Si os queréis abrir una cuenta con 250 Mb más extras, no tenéis más que pulsar en mi invitación para usar Dropbox. Luego podréis invitar a otros amigos o familiares para aumentar este límite aún más. También podéis usar estos trucos para obtener sitio extra.

Los documentos en las empresas

Lo comentado hasta ahora es perfectamente válido dentro del ámbito personal. Si bien es cierto que también se puede aplicar al ámbito profesional, dentro de nuestro propio trabajo, si lo que se quiere es una verdadera gestión documental, lo más normal sería optar por una solución más profesional. En este sentido, la gestión documental con Iron Mountain, nos aporta algunas características extra muy interesantes. Entre ellas, la gestión de la propiedad intelectual, o el escaneado de documentos, para reducir el uso de papel.

Muchas gracias por pasarte por aquí. Espero verte de nuevo. Si quieres también puedes  seguir a 1C11 en Twitter, suscribirte a al RSS o hacerte fan en Facebook. También tengo otros vídeos interesantes en Vimeo.

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27 comentarios para “La caja mágica. Usa Dropbox y nunca perderás documentos importantes”

  1. […] This post was mentioned on Twitter by Luz Elena and Arlex Molina, Aitor Calero García. Aitor Calero García said: Nuevo en 1C11: La caja mágica. Usa Dropbox y nunca perderás documentos importantes @ http://bit.ly/cLzIE1 […]

  2. Información Bitacoras.com…

    Valora en Bitacoras.com: Tardas en leerlo de 5 a 8 minutos Dropbox es la nueva caja mágica Hace tiempo os hable de lo absurdo que resulta hacer copias de seguridad manuales. Simplemente, no funcionan. Todo aquello que depende un factor humano tiene ……

  3. Javier dice:

    Hola,

         Si tienes cuenta Windows Live, otra alternativa gratuita es https://www.mesh.com, que te da 5 GB de espacio.

  4. bitIO dice:

    Yo hace tiempo que te hablé de ella y la verdad es que me alegro de que la des a conocer porque es una herramienta muy útil. No sólo por la funcionalidad evidente de sincronizar los fichero sino por todo lo que supone la posibilidad de compartir tus fichero con otros usuarios (hace siglos que no envío una foto por correo).

    Otra funcionalidad interesante es la gestión de ficheros compartidos (carpeta pública, carpetas compartidas, etc).

    P.D. Tu lo que quieres es que te suba la cuota con las invitaciones, no? 😛

  5. bitIO dice:

    Yo hace tiempo que te hablé de ella y la verdad es que me alegro de que la des a conocer porque es una herramienta muy útil. No sólo por la funcionalidad evidente de sincronizar los fichero sino por todo lo que supone la posibilidad de compartir tus fichero con otros usuarios (hace siglos que no envío una foto por correo).
    Otra funcionalidad interesante es la gestión de ficheros compartidos (carpeta pública, carpetas compartidas, etc).
    P.D. Tu lo que quieres es que te suba la cuota con las invitaciones, no? 😛

  6. Javier dice:

    Hola,

         Si tienes cuenta Windows Live, otra alternativa gratuita es https://www.mesh.com, que te da 5 GB de espacio.

  7. Hola Aitor. En primer lugar, quiero aprovechar este comentario para felicitarte por el excelente nuevo tema del blog. ¡Me encanta! Moderno y muy limpio. Enhorabuena 🙂

    Dicho lo cual, no voy a negar la utilidad de Dropbox –y otras herramientas online– para algunas personas. Pero también tiene serios inconvenientes que casi siempre se ocultan cuando se habla de estos servicios web, y que quisiera compartir:

    1) Para guardar/respaldar el trabajo de química de tu hermano, estos sistemas están muy bien. Pero sinceramente, no me imagino poniendo en Internet mis cuentas personales, o mi lista de contraseñas para acceder a los bancos. Así que, de todos modos, tengo que tener cosas en mi ordenador, y sólo en mi ordenador… ¿de qué me sirve Dropbox?

    2)  Siempre asumimos que tenemos más de un ordenador o dispositivo, o que vamos a querer/necesitar acceder desde varios lugares. Pero la realidad es que muchos nunca llegamos a acceder a Dropbox desde otro equipo que no sea el personal. ¿Por qué tener una copia fuera de él, con el riesgo que eso supone? Esto es especialmente verdad si tu ordenador es portátil y te lo puedes llevar a cualquier lugar de ser necesario.

    3) Otra asunción muy común es que vamos a tener acceso a Internet desde cualquier lugar. Conozco muchas empresas donde el acceso a estos servicios está bloqueado –la mía, por ejemplo–, con buen criterio, por cierto.  Otras veces el lugar simplemente no tiene Internet.

    4) Comentas de la dificultad de encargarse uno mismo de hacer los respaldos, y en cierto modo tienes razón –aunque si eres una persona responsable, no veo por qué debería ser un problema. De todos modos, ya existen herramientas de respaldo que se encargan de todo de manera casi mágica, como por ejemplo TimeMachine para MacOS. Viene instalado de fábrica, y sólo tienes que conectar un disco externo para que se encargue de todo, literalmente. Tu única responsabilidad es conectar el disco al ordenador –espero que eso no sea mucho trabajo 😉

    En resumen, se habla de los servicios tipo Dropbox como la panacea de la interoperabilidad, y no nos damos cuenta que esa interoperabilidad o bien tiene un coste demasiado alto en términos de seguridad –del que muchas veces el usuario ni siquiera es consciente–, o bien sencillamente no necesitamos esa interoperabilidad.

    Yo, todavía no he encontrado nada más ubícuo y seguro que llevar mi ordenador portátil allá donde lo necesite –dejando mi disco de respaldo en casa, por supuesto.

    • Aitor dice:

      Me alegro de que te guste el nuevo diseño Jero 🙂

      Mi visión es diametralmente opuesta a lo que comentas, y con ánimo de polemizar te respondo 🙂 …

      Por experiencia propia, todos los ordenadores personales que he tenido (portátiles o sobremesas) me han fallado tarde o temprano. Internet no falla nunca. La probabilidad de que se rompa, pierdas o te roben tu portátil es mucho más elevada que la de que un hacker quiere entrar en tu Dropbox. La seguridad de Dropbox es excelente (https://www.dropbox.com/help/27) dentro de lo posible (nada hay 100% seguro). De hecho, se pueden subir carpetas encriptadas a Dropbox (http://www.randomwire.com/storing-sensitive-data-in-the-cloud). De verdad, no veo nada más seguro para tener información en internet.

      Se confunde mucho internet con inseguridad. Por ejemplo, es más seguro pagar online haciendo tu todos los pasos, que darle tu tarjeta a un vendedor para que te cobre una cena (y que aproveche para hacer un duplicado). La cuestión es el riesgo que se asume contra el beneficio obtenido.

      En cuanto a la falta de conexión a internet, Dropbox está pensado para no tener que estar conectado el 100% del tiempo, sincronizando archivos solo cuando estás conectado ¿cuántos días pasas realmente sin conexión? Además, si te es realmente necesario ¿cuánto cuesta una tarjeta 3G? Desde luego, sería un error que una empresa bloqueara el acceso a estos servicios en aras de la seguridad, y que luego permita a los empleados llevarse el portátil a casa lleno de información sensible. No tendría sentido.

      De verdad, Jero te recomiendo que lo pruebes (si no lo has hecho ya), te va a resultar muy muy  práctico.

       

  8. Hola Aitor. En primer lugar, quiero aprovechar este comentario para felicitarte por el excelente nuevo tema del blog. ¡Me encanta! Moderno y muy limpio. Enhorabuena 🙂

    Dicho lo cual, no voy a negar la utilidad de Dropbox –y otras herramientas online– para algunas personas. Pero también tiene serios inconvenientes que casi siempre se ocultan cuando se habla de estos servicios web, y que quisiera compartir:

    1) Para guardar/respaldar el trabajo de química de tu hermano, estos sistemas están muy bien. Pero sinceramente, no me imagino poniendo en Internet mis cuentas personales, o mi lista de contraseñas para acceder a los bancos. Así que, de todos modos, tengo que tener cosas en mi ordenador, y sólo en mi ordenador… ¿de qué me sirve Dropbox?

    2)  Siempre asumimos que tenemos más de un ordenador o dispositivo, o que vamos a querer/necesitar acceder desde varios lugares. Pero la realidad es que muchos nunca llegamos a acceder a Dropbox desde otro equipo que no sea el personal. ¿Por qué tener una copia fuera de él, con el riesgo que eso supone? Esto es especialmente verdad si tu ordenador es portátil y te lo puedes llevar a cualquier lugar de ser necesario.

    3) Otra asunción muy común es que vamos a tener acceso a Internet desde cualquier lugar. Conozco muchas empresas donde el acceso a estos servicios está bloqueado –la mía, por ejemplo–, con buen criterio, por cierto.  Otras veces el lugar simplemente no tiene Internet.

    4) Comentas de la dificultad de encargarse uno mismo de hacer los respaldos, y en cierto modo tienes razón –aunque si eres una persona responsable, no veo por qué debería ser un problema. De todos modos, ya existen herramientas de respaldo que se encargan de todo de manera casi mágica, como por ejemplo TimeMachine para MacOS. Viene instalado de fábrica, y sólo tienes que conectar un disco externo para que se encargue de todo, literalmente. Tu única responsabilidad es conectar el disco al ordenador –espero que eso no sea mucho trabajo 😉

    En resumen, se habla de los servicios tipo Dropbox como la panacea de la interoperabilidad, y no nos damos cuenta que esa interoperabilidad o bien tiene un coste demasiado alto en términos de seguridad –del que muchas veces el usuario ni siquiera es consciente–, o bien sencillamente no necesitamos esa interoperabilidad.

    Yo, todavía no he encontrado nada más ubícuo y seguro que llevar mi ordenador portátil allá donde lo necesite –dejando mi disco de respaldo en casa, por supuesto.

    • Aitor dice:

      Me alegro de que te guste el nuevo diseño Jero 🙂

      Mi visión es diametralmente opuesta a lo que comentas, y con ánimo de polemizar te respondo 🙂 …

      Por experiencia propia, todos los ordenadores personales que he tenido (portátiles o sobremesas) me han fallado tarde o temprano. Internet no falla nunca. La probabilidad de que se rompa, pierdas o te roben tu portátil es mucho más elevada que la de que un hacker quiere entrar en tu Dropbox. La seguridad de Dropbox es excelente (https://www.dropbox.com/help/27) dentro de lo posible (nada hay 100% seguro). De hecho, se pueden subir carpetas encriptadas a Dropbox (http://www.randomwire.com/storing-sensitive-data-in-the-cloud). De verdad, no veo nada más seguro para tener información en internet.

      Se confunde mucho internet con inseguridad. Por ejemplo, es más seguro pagar online haciendo tu todos los pasos, que darle tu tarjeta a un vendedor para que te cobre una cena (y que aproveche para hacer un duplicado). La cuestión es el riesgo que se asume contra el beneficio obtenido.

      En cuanto a la falta de conexión a internet, Dropbox está pensado para no tener que estar conectado el 100% del tiempo, sincronizando archivos solo cuando estás conectado ¿cuántos días pasas realmente sin conexión? Además, si te es realmente necesario ¿cuánto cuesta una tarjeta 3G? Desde luego, sería un error que una empresa bloqueara el acceso a estos servicios en aras de la seguridad, y que luego permita a los empleados llevarse el portátil a casa lleno de información sensible. No tendría sentido.

      De verdad, Jero te recomiendo que lo pruebes (si no lo has hecho ya), te va a resultar muy muy  práctico.

       

  9. Tarifaboy dice:

    Pues aqui en nuestra empresa Dropbox es primodial. Yo no veo ningún problema con seguridad ni nada (pero claro, no ponemos nada de importancia o datos bancarios o algo de ese estilo). Mas sencillo imposible y ahorra un montón de tiempo, sobre todo cuando necesitas documentos durnate una reunion…..ya no hace falta abrir el email o descargar o enchufar el pen drive. Hasta ahora no he visto ninguna desventaja. Gracias por la informacion sobre Mesh!

  10. Tarifaboy dice:

    Pues aqui en nuestra empresa Dropbox es primodial. Yo no veo ningún problema con seguridad ni nada (pero claro, no ponemos nada de importancia o datos bancarios o algo de ese estilo). Mas sencillo imposible y ahorra un montón de tiempo, sobre todo cuando necesitas documentos durnate una reunion…..ya no hace falta abrir el email o descargar o enchufar el pen drive. Hasta ahora no he visto ninguna desventaja. Gracias por la informacion sobre Mesh!

  11. Muffinman dice:

    Yo si uso un disco duro externo de 50 GB SATA usando un convertidor portatil USB, y alli deposito mis info privadas etc, yo sospecho que DROPBOX es como un troyano encubierto, segun ellos sube informacion al servidor de ellos de la carpeta "my dropbox" pero conociendo la mayoria de la eticas de programador de estas empresas muchas veces son maliciosos y les gusta agregar funciones ocultas espias en sus desarrollos de software =) me confio mas de mi disco duro externo que de ese tal DROPBOX.

    • ¿Y cómo sabes que tu propio sistema operativo no tiene esos troyanos, o cualquier otra descarga de software que te hagas? Lo que es seguro es que algún día tu disco duro fallará. Dropbox almacena todo en la nube, y es mucho menos probable.
      A una empresa como Dropbox, lo último que le interesaría es que la pillaran metiendo troyanos en los ordenadores. Su negocio se arruinaría. Estoy seguro que es mucho más importante garantizar la seguridad y fiabilidad de sus servicios.

  12. Rafael dice:

    Una pregunta: Hay dos opciones para guardar mis documentos en Dropbox: 1. arrastrando las carpetas desde mi equipo (lo que hace que ya no aparezcan en donde los tenia anteriormente) y usar la carpeta de DROPBOX como la principal o 2. Copiando y pegando cada carpeta en el Dropbox sin dejar de tenerlos en el disco duro del equipo.

    La pregunta es: si hago lo indicado en la segunda opcion, ¿estoy ocupando doble espacio en mi disco duro del equipo?

  13. Anónimo dice:

    […] hay sitio más seguro para tener tu información que en la nube. Dropbox es la mejor forma de llevar archivos de un sitio a otro. Si quieres abrirte una cuenta con […]

  14. luispfs dice:

    Si os dais de alta atraves de un usuario os dan 250Mb mas gratis, os dejo mi enlace para que os deis de alta atraves de el, asi a mi me dan otros 250Mb

    http://db.tt/DazFRwKv

    Tambien uso asuswebstore que dan gratis 3MGb y si os dais de alta atraves de un usuario dan 3,5Gb yo tengo los dos por si se me llena el dropbox, os dejo en enlace

    https://service.asuswebstorage.com/referrals/8ZyT

    Hay que instalar el programa para que de el espacio extra

  15. luispfs dice:

    Si os dais de alta atraves de un usuario os dan 250Mb mas gratis, os dejo mi enlace para que os deis de alta atraves de el, asi a mi me dan otros 250Mb, hay que instalar el programa para que os regalen los 250Mb, cuando instalasis el programa aparece una carpeta que se sincroniza con la nube.

    http://db.tt/DazFRwKv

  16. Ice dice:

    Os dejo para los que la queráis, una invitación para usarlo. Con ella, ambos recibiremos a nuestros 2GB originales, un 'extra' de 250 MB.

    http://db.tt/1hAVDcdr

  17. juan rene dice:

    muchas gracias me sirvio para aclar dudas y camianr en como dirian suelo seguro tnks

  18. Claudio dice:

    Hola. Una consulta de neofito total. Si mi Dropbox esta lleno, los siguientes documentos que eliimine, podran ser recuperados? Por ejemplo veo archivos que datan de Octubre de 2013 y a partir de ahi nada. Precisamente quisiera recuperar los de Enero de 2014. Si booro todos los que estan, apareceran estos???
    Gracias por cualquier ayuda que puedan darme

  19. hortensia dice:

    Mi pregunta es tengo instalado Deprobpros y mi ordenador ba lento mi pregunta es si es por eso

  20. axelandme dice:

    Pues yo os recomiendo Lolabits, que no ofrece almacenamiento sin límite y además es gratis. Tras 2 años usándolo, tengo más de 2 TB subidos y sigo subiendo. Probadlo y veréis.

  21. axelandme dice:

    Perdón, quería decir que sí ofrece almacenamiento sin límite, lo contrario sería tontería…

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