Gestiona tu correo electrónico de forma sencilla. Usa tres capetas y busca.

Tiempo = vida; por tanto, gasta el tiempo y gasta tu vida, o domina tu tiempo y domina tu vida. Alan Lakein

¿Cómo gestionas tu correo electrónico?

El correo electrónico es uno de los grandes devoradores de tiempo de internet. Ya sea en casa o en el trabajo, leer correos electrónicos se convierte en una de las actividades cotidianas en la que empleamos más tiempo. Para lidiar con el correo electrónico, podemos adoptar tres actitudes, no gestionarlo en absoluto, hacernos unos profesionales de su gestión o usar lo que Gina Trapani (editora de LifeHacker y autora del libro Upgrade Your Life) denomina las tres carpetas.

Durante mucho tiempo, tanto en mi correo personal como en el del trabajo, he utilizado filtros para organizar mejor los correos que me llegaban. Creaba carpetas con los nombres de los proyectos o actividades e iba colocando de forma manual o automática los distintos correos. Lo que ocurre con esta técnica es que siempre tienes que estar gestionando los filtros de correo, o colocando cada correo en su correspondiente carpeta. Si recibes pocos correos no hay mayor problema, pero con el tiempo el número de correos recibidos crece, y cada vez se hace más complicado gestionarlos. Poco a poco los correos se van acumlando en la bandeja de entrada, y te cuesta crear nuevos filtros o poner al día los antiguos.

Una de las razones que me impulsó a probar la técnica de las tres carpetas es que Gina Trapani, es una de las mujeres que más correos electrónicos debe recibir al día. Si alguien como ella, se gestiona el correo de esta forma, es porque tiene que funcionar. La forma de organizar los correos usando tres carpetas consiste en lo siguiente:

  1. Crear 3 carpetas en tu cliente de correo electrónico. Una se llamará Archivo, otra Para Hacer y otra Para seguir.
  2. Todo correo electrónico que llegue a tu bandeja de entrada deberá archivarse en una de estas tres carpetas o borrarse. Si es un correo que requiere que hagamos algo irá a la carpeta Para Hacer, si es un correo que hemos respondido y/o que depende de otra persona, irá a la carpeta Para Seguir. Si creemos que el correo lo necesitaremos como referencia más adelante irá la carpeta Archivo. Por último, si no entra en ninguna de estas categorías, bórralo.
  3. Cada vez que procesemos la bandeja de entrada, ésta ha de quedar vacía. Esto es muy importante, ya que una bandeja de entrada sin procesar nos impide discernir la importancia y prioridad de cada uno de los correos. Además, psicológicamente ver tu bandeja de entrada vacía da mucha calma, y la sensación de que tus correos están controlados.

Simple, ¿no? Muchos os preguntaréis, ¿y cómo encuentro luego los correos? Buscando. Estamos muy acostumbrados a buscar manualmente, que es la forma menos eficiente de hacerlo. Para eso está la tecnología. Cualquier programa de correo tiene herramientas de búsqueda mucho más eficientes que nuestro sistema de carpetas. Todos los programas permiten buscar por fechas, por autor, por asunto, por texto, etc… Combinando bien los parámetros de búsqueda podemos encontrar cualquier correo pasado de forma mucho más eficiente. Por ejemplo, si usáis GMail en el correo personal, es posible hacer búsquedas avanzadas por fechas, o asunto, o destinatario o remitente usando unas reglas muy sencillas.

Yo llevo usando este método en el trabajo durante más de un mes, y no he echado de menos las carpetas. Os aseguro que era un auténtico fanático de los filtros. En mi trabajo tenía unos 20 y en mi cuenta personal de GMail unos 40 o más. Los he borrado todos. En los dos. Con esta técnica de las tres carpetas, ya no tengo ni que ajustar los filtros, ni que crear filtros nuevos. Además, de esta forma, estoy obligado a actuar con el correo. Me refiero a que al clasificar los correos de esta forma, se tiene claro automáticamente lo que hay que hacer. Por supuesto, no estoy mirando el correo continuamente, cada 2-3 horas me vale, y en un solo lote de tiempo dejo todo listo. Las carpetas Para Hacer y Para Seguir son muy poderosas, principalmente porque es una forma automática de crear tareas y de no perder el hilo de correos o tareas importantes que no dependen de nosotros. Uno queda muy bien ante los demás cuando, al repasar la carpeta Para Seguir, avisa al responsable de la tarea que llevamos esperando N días. Da una gran sensación de control a uno mismo y a los demás.

Por supuesto, cada uno tiene una forma particular de gestionar el correo, pero en mi caso, esta forma de hacerlo me ha resultado mucho más práctica que cualquier otra. Más sencilla, y me ha obligado, de forma casi involuntaria a tomar el control del correo electrónico al 100% ¿Y vosotros? ¿Os animáis a probar la técnica de las tres carpetas? ¿Tenéis problemas al gestionar vuestro correo? ¿Tenéis la bandeja de entrada “hasta arriba”?

Muchas gracias por pasarte por aquí. Espero verte de nuevo. Si quieres también puedes  seguir a 1C11 en Twitter, suscribirte a al RSS o hacerte fan en Facebook. También tengo otros vídeos interesantes en Vimeo.

Nota: dentro de poco empezarán los premios Bitácoras.com. Si te gusta este artículo o cualquier otro de 1C11 os agradecería que le diérais vuestro voto pulsando en el botón de abajo. Muchas gracias.

49 comentarios para “Gestiona tu correo electrónico de forma sencilla. Usa tres capetas y busca.”

  1. […] This post was mentioned on Twitter by Encarna Batet, Aitor Calero García. Aitor Calero García said: Nuevo en 1C11: Gestiona tu correo electrónico de forma sencilla. Usa tres capetas y busca. @ http://bit.ly/axiXkY […]

  2. Información Bitacoras.com…

    Valora en Bitacoras.com: Tardas en leerlo de 5 a 8 minutos Tiempo = vida; por tanto, gasta el tiempo y gasta tu vida, o domina tu tiempo y domina tu vida. Alan Lakein ¿Cómo gestionas tu correo electrónico? El correo electrónico es uno de los gran……

  3. Álvaro dice:

    Parece muy interesante este método Aitor, aunque yo soy de los que al menos ahora, no recibo demasiados correos diarios así que de momento puedo aguantar con mis 15 carpetas en Gmail jeje. De todas formas si veo que llega un punto que recibo más correo y se convierte en un rollo andar filtrando tanto sí le daré una oportunidad, así que me guardo el post 🙂

    Un saludo!

  4. Álvaro dice:

    Parece muy interesante este método Aitor, aunque yo soy de los que al menos ahora, no recibo demasiados correos diarios así que de momento puedo aguantar con mis 15 carpetas en Gmail jeje. De todas formas si veo que llega un punto que recibo más correo y se convierte en un rollo andar filtrando tanto sí le daré una oportunidad, así que me guardo el post 🙂

    Un saludo!

  5. […] ser más efectivos en nuestra gestión personal. Hay incluso métodos en los que nos recomiendan usar sólo tres etiquetas, aunque yo no lo hago […]

  6. Jordi dice:

    Conozco el método y lo utilizo desde hace más de un año en el trabajo. Antes utilizaba más de 20 carpetas y decidir donde iba cada correo entrante era una lata y se quedaba todo en la bandeja de entrada 🙁

    Este método me ha ayudado a perder menos tiempo procesando el correo y la verdad es que no echas en falta las carpetas (entorno corporativo = Outlook).

    Para la gente que le da miedo probarlo que se hagan 2 preguntas:

    1. ¿Realmente accedo a la carpeta de Outlook cuando busco un correo?¿Y lo encuentro?

    2. ¿Ese correo no lo hubieras encontrado antes buscando con Windows Desktop Search o algo así? (.. este programa si que cambió la vida!)

    A nivel personal utilizo Gmail y un sistema casi idéntico al que comenta Álvaro en su último post.

  7. Jordi dice:

    Conozco el método y lo utilizo desde hace más de un año en el trabajo. Antes utilizaba más de 20 carpetas y decidir donde iba cada correo entrante era una lata y se quedaba todo en la bandeja de entrada 🙁

    Este método me ha ayudado a perder menos tiempo procesando el correo y la verdad es que no echas en falta las carpetas (entorno corporativo = Outlook).

    Para la gente que le da miedo probarlo que se hagan 2 preguntas:

    1. ¿Realmente accedo a la carpeta de Outlook cuando busco un correo?¿Y lo encuentro?

    2. ¿Ese correo no lo hubieras encontrado antes buscando con Windows Desktop Search o algo así? (.. este programa si que cambió la vida!)

    A nivel personal utilizo Gmail y un sistema casi idéntico al que comenta Álvaro en su último post.

  8. Aitor dice:

    @Álvaro, los filtros están muy bien, yo los usaba hasta hace bien poco, pero la verdadera potencia en GMail o en cualquier correo son las búsquedas
    @Jordi, en mi caso uso LotusNotes (es horrible) y como dices no hay nada que no se pueda encontrar usando una búsqueda. Igual que tu, Google Desktop Search me cambió la vida.

  9. Aitor dice:

    @Álvaro, los filtros están muy bien, yo los usaba hasta hace bien poco, pero la verdadera potencia en GMail o en cualquier correo son las búsquedas

    @Jordi, en mi caso uso LotusNotes (es horrible) y como dices no hay nada que no se pueda encontrar usando una búsqueda. Igual que tu, Google Desktop Search me cambió la vida.

  10. Marta dice:

    Llevo desde ayer  aplicando esta técnica y de momento me va genial, no tengo una gran cantidad de mails pero creo que es una buena forma de organizar el mail!!

    Muchas gracias por el artículo!!

  11. Marta dice:

    Llevo desde ayer  aplicando esta técnica y de momento me va genial, no tengo una gran cantidad de mails pero creo que es una buena forma de organizar el mail!!
    Muchas gracias por el artículo!!

  12. fernando dice:

    en el trabajo yo tengo al cabo del día un montón de correos, mi problema es que no quiero borrar ninguno (utilizo Eudora) y a veces las búsquedas se complican, por eso en ocasiones tengo que borrarlos  pero si son muy antiguos.

    sólo tengo filtros para que el correo basura no me entre, y así sé que no lo tengo ni que leer. los demás  correos me gusta encontrarlos  siempre a la vista y no distribuido en varias carpetas.

    Saludos. Fernando.

  13. fernando dice:

    en el trabajo yo tengo al cabo del día un montón de correos, mi problema es que no quiero borrar ninguno (utilizo Eudora) y a veces las búsquedas se complican, por eso en ocasiones tengo que borrarlos  pero si son muy antiguos.
    sólo tengo filtros para que el correo basura no me entre, y así sé que no lo tengo ni que leer. los demás  correos me gusta encontrarlos  siempre a la vista y no distribuido en varias carpetas.
    Saludos. Fernando.

  14. Aitor dice:

    @Marta, me alegro de que hayas puesto en práctica la técnica y que te resulte útil

    @Fernando. Con la técnica de las tres carpetas tampoco tienes que borrar ningún correo, pueden ir todos a la carpeta archivo. Lo de la bandeja de entrada vacía me ayuda a tener los correos controlados. Es decir, uso los propios correos como una lista de tareas que yo no tengo que mantener. Soy muy vago 😉

  15. Aitor dice:

    @Marta, me alegro de que hayas puesto en práctica la técnica y que te resulte útil
    @Fernando. Con la técnica de las tres carpetas tampoco tienes que borrar ningún correo, pueden ir todos a la carpeta archivo. Lo de la bandeja de entrada vacía me ayuda a tener los correos controlados. Es decir, uso los propios correos como una lista de tareas que yo no tengo que mantener. Soy muy vago 😉

  16. Marta dice:

    Hola a todos,

    Yo la verdad que uso la técnica de las subcarpetas y los filtros pero porque no tengo muchos correos diarios, pero la verdad es que esta otra técnica de la 3 carpetas me parece muy muy acertada.

    Como siempre, el artículo esta genial.

  17. Marta dice:

    Hola a todos,
    Yo la verdad que uso la técnica de las subcarpetas y los filtros pero porque no tengo muchos correos diarios, pero la verdad es que esta otra técnica de la 3 carpetas me parece muy muy acertada.
    Como siempre, el artículo esta genial.

  18. La técnica que describe Aitor es sin lugar a dudas la mejor que conozco para procesar el correo. La ventaja es que se adapta a cualquier tipo de usuario y a cualquier volumen de correo.  Lo único que tenemos que hacer para que funcione es aprender a manejar las búsquedas de nuestro programa de correo. Creedme que el tiempo invertido merece la pena.

    @Alvaro:

    Si me permites el consejo, justo cuando se tiene poco correo es cuando hay que implementar esta técnica. Cuando el volumen de correo aumente darás gracias por estar acostumbrado a procesarlo con sólo 3 carpetas 😉

  19. La técnica que describe Aitor es sin lugar a dudas la mejor que conozco para procesar el correo. La ventaja es que se adapta a cualquier tipo de usuario y a cualquier volumen de correo.  Lo único que tenemos que hacer para que funcione es aprender a manejar las búsquedas de nuestro programa de correo. Creedme que el tiempo invertido merece la pena.

    @Alvaro:

    Si me permites el consejo, justo cuando se tiene poco correo es cuando hay que implementar esta técnica. Cuando el volumen de correo aumente darás gracias por estar acostumbrado a procesarlo con sólo 3 carpetas 😉

  20. […] uno de los mejores sitios de internet para facilitarle tu vida tecnológica y analógica. Desde cómo gestionar mejor tu correo con la técnica de las tres carpetas, hasta qué programas son los mejores para editar vídeo. Gina, además de emprendedora, es […]

  21. […] uno de los mejores sitios de internet para facilitarle tu vida tecnológica y analógica. Desde cómo gestionar mejor tu correo con la técnica de las tres carpetas, hasta qué programas son los mejores para editar vídeo. Gina, además de emprendedora, es […]

  22. Nicolás Su&aa dice:

    Muy interesante, voy a probarlo a ver que tal, yo suelo usar también el seguimiento del outlook, claro que solo cuando usas estas herramienta, pero le puedes poner un límite y te avisa, así como se pone  en rojo cuando superas el limite temporal, y visualmente lo veo de gran ayuda, saludos y en hora buena por el blog

  23. Nicolás Suárez dice:

    Muy interesante, voy a probarlo a ver que tal, yo suelo usar también el seguimiento del outlook, claro que solo cuando usas estas herramienta, pero le puedes poner un límite y te avisa, así como se pone  en rojo cuando superas el limite temporal, y visualmente lo veo de gran ayuda, saludos y en hora buena por el blog

    • Aitor dice:

      Efectivamente con clientes de correo tipo Outlook, las herramientas de seguimiento son muy prácticas, pero en realidad este método es aplicable para cualquier correo, y en el fondo sirve el mismo propósito.
      Gracias por la aportación.

    • Aitor dice:

      Efectivamente con clientes de correo tipo Outlook, las herramientas de seguimiento son muy prácticas, pero en realidad este método es aplicable para cualquier correo, y en el fondo sirve el mismo propósito.
      Gracias por la aportación.

  24. Email with Mark Zuckerberg, CEO of Facebook | Infos4Free dice:

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  25. Pandi_89 dice:

    Tengo outloock y me gustaria saber como puedo instalar este sistema ya que tengo correos recibidos, correos viejos, correos eliminados etc etc y cuando quiero gurdar algun mail que me interesa no puedo hacerlo a la carpeta de correos recibidos, y la de correos viejos esta llenisima.Muchas gracias

  26. casio dice:

    its nice great site and i have added in my favorites list

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  28. lachika dice:

    Hola Aitor

    esta técnica de las 3 carpetas ¿se aplica también a los mensajes enviados? otra consulta…a veces tengo problemas para gestionar los mensajes referentes a un mismo tema, recibidos y enviados, sobretodo cuando varía el título del mensaje y se añaden nuevos usuarios pues me entra a correo no deseado o se desordenan…vamos un caos ¿qué puedo hacer para resolver esto?

    un saludo y gracias

  29. Justel dice:

    Yo recibo muchos correos y en cuentas distintas, por mi trabajo. La verdad es que siempre estoy apagando fuegos y no logro controlar mi tiempo, solo lo gasto como puedo. Este metodo me parece sencillo y lo aplicare desde ahora mismo ya os contare.

    Solo una pregunta existe alguna forma de agrupar las cuentas de correo, o debo aplicarlo en cada una de las cuentas que tengo. Por cierto son 4 de trabajo y una personal.

    Gracias por el post y por las sugerencias

  30. Elvi dice:

    Lo he probado y me parece perfecto, me ayuda bastante a la hora de gestionar mi correo

    Gracias por el post

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